Ms Project ett effektivt styrhjälpmedel

Microsoft Project används främst för att planera och visualisera projekttidplaner samt för att öka effektiviteten i företages resurshantering. Tilldelar du resurser till projektet är det enkelt att få ut rapporter på arbetsbeläggningen d.v.s. vilka arbetspaket varje person är tilldelad till samt hur summan av dessa arbetspaket ligger i förhållande till tillgängligt antal timmar per person eller grupp.

Ms Project finns i två versioner. Ms Project Standard 2010 och Ms Project Professional 2010. Ms Project Standard användas för att driva enskilda fristående projekt och innehåller i princip samma funktioner som Ms Project Professional när det gäller att hantera enstaka projektfiler. Ms Project Professional är tänkt att användas i en multiprojektmiljö då man har en projektportfölj och vill samköra flera projekt och resurser för att se hur förändringar i ett projekt påverkar övriga projekt i portföljen. För att kunna använda de riktigt stora fördelarna med Project Professional krävs att den körs ihop med en EPM lösning (Enterprise Project Management Solution).
 

Ms Project tips för effektivare projektdrift

Ms Project kurs ett Ms Project kurs: Grundinställningar

Det första du måste göra innan du lägger upp ditt projekt i Ms Project är att göra vissa grundinställningar. En av de viktigaste grundinställningarna är standardtyp för aktiviteter. Tänk dig att du skall planera en person 20 timmar på en aktivitet som är fem dagar lång vilket borde bli 50%. Det roliga börjar när du skall uppdatera din planering och inser att personen ifråga måste arbeta 40 timmar på aktiviteten för att den skall bli klar. Då ekvationen 40 timmar, fem dagar och 50% inte går ihop måste något ske. Antigen dubblar Ms Project längden på aktiviteten (50%, 40 timmar på 10 dagar) eller så dubblar Ms Project den procentuella insatsen (100%, 40 timmar på 5 dagar). Det vanligaste är att man vill att längden skall vara konstant på aktiviteten  och istället spela med resursbeläggningen som i exempel två. För att uppnå detta skall grundinställningen fast varaktighet (fixed duration) väljas. Gå in på menyn Verktyg, Alternativ och välj fliken Schema.

Ms Project kurs två Ms Project kurs: Skapa en kalender

Steg två för att lyckas med Ms Project är att verklighetsanpassa kalendern. En orörd standardkalender i Ms Project innehåller ungefär 2100 arbetstimmar per år vilket naturligtvis är långt ifrån verkligheten för de allra flesta. Ms Project baserar standardkalendern på 5 dagar i veckan á 8 timmar året runt (5 x 8 x 52 = 2080). Normalt brukar man räkna med en effektiv projekttid på runt 1650 timmar per år och medarbetare. Det finns naturligtvis en mängd åsikter och metodiker kring hur anpassningen kan ske men om du tar bort semestrar och röda dagar så har du kommit en bra bit på väg. Gå in på menyn Verktyg och välj Ändra arbetstid.

Ms Project kurs tre Ms Project kurs: Skapa projektet

Nu är det dags att sätta startdatum och börja fylla på med de aktiviteter som behöver göras för att projektet skall nå sitt slutmål. Arbetar du i ett företag med någorlunda likartade projekt skall det naturligtvis finnas en mallfil på vilka arbetspaket och händelser som skall ingå i exempelvis ”utvecklingsprojekt mellan”. Saknas mall så är det bara till att börja rada upp arbetspaket utifrån egen och kollegors erfarenheter.

Ms Project kurs fyra Ms Project kurs: Uppskatta timmar och längd

När det gäller uppskatta antal dagar (längd i kalendertid) på en aktivitet görs detta enklast genom att skriva in dagarna i kolumnen varaktighet. När det gäller antal timmar på aktiviteten skrivs det enklast in i kolumnen arbete. Ta fram kolumnen arbete genom att gå in på menyn Infoga och välj kolumn. I Ms Project finns det även verktyg för att få hjälp med att uppskatta troligt antal timmar på ett arbetspaket genom formeln (timmar vid värsta scenario + förväntat antal timmar x 4 + timmar vid bästa scenario)/6= trolig antal timmar.

Ms Project kurs fyra Microsoft Project kurs: Lägga ut aktiviteter i tid

När det gäller att lägga ut aktiviteterna i tid finns det två sätt i Ms Project. Länka aktiviteter eller manuell placering. Enklaste sättet att skapa en länk är att markerar två aktiviteter och sedan klicka på knappen Länka aktivitet. Fördelen med länkade aktiviteter är att det blir en mer dynamisk planering. Flyttar du exempelvis förstudiefasen två veckor fram så åker alla aktiviteter efter förstudiefasen automatiskt fram två veckor. Nackdelen skulle kunna vara att man som ovan användare tycker att det händer för mycket på en gång i planen. Manuell placering är bra när en aktivitet inte har någon länk eller av någon annan anledning skall ligga på ett visst datum. Grundvillkoret som sätts vid manuell placering är Starta tidigast åååå-mm-dd. Manuell placering kan exempelvis användas på aktiviteten ”Installation av ny server” som har fått leveransdatum åååå-mm-dd och kan alltså inte installeras före detta datum trots att resurser och alla tidigare aktiviteter står klara.

Vill du lära dig mer om effektiv projektdrift och Ms Project är du självklart välkommen på någon av våra Ms Project kurser hos Informer Svenska AB. Har du några andra funderingar kring Ms Project eller utbildning i ämnet slå gärna en signal på 031 725 64 70 och fråga efter en Ms Project lärare.


Nyhetsbrev

Vill du gratis få Informers nyhetsbrev med smarta Ms Project och Office tips så fyll i din e-mail adress i fältet nedanför.



Hade du nytta av informationen?

   

Utbildningar i MS Project

Veckans tips i Ms Project

Kalendern
Har du klickat dig framåt steg för steg i kalendern som kommer upp när du skall sätta start- eller slutdatum på en aktivitet? Du kan istället klicka på året eller månaden i denna kalender. Det kommer då upp en meny där du direkt kan välja år eller månad. Menyn har besparat mig många klick men är långt ifrån självklar.


Fler kurser

Nyhetsbrev

Vill du gratis få Informers nyhetsbrev med smarta Ms Project och Office tips så fyll i din e-mail adress i fältet nedanför.


Elever på Ms Project kurs hos Informer www.informer.se/project