Ms Project ett effektivt styrhjälpmedel
Microsoft Project används främst för att planera och visualisera projekttidplaner
samt för att öka effektiviteten i företages resurshantering. Tilldelar du resurser
till projektet är det enkelt att få ut rapporter på arbetsbeläggningen d.v.s. vilka
arbetspaket varje person är tilldelad till samt hur summan av dessa arbetspaket
ligger i förhållande till tillgängligt antal timmar per person eller grupp.
Ms Project finns i två versioner. Ms Project Standard 2010 och Ms Project Professional
2010. Ms Project Standard användas för att driva enskilda fristående projekt och
innehåller i princip samma funktioner som Ms Project Professional när det gäller
att hantera enstaka projektfiler. Ms Project Professional är tänkt att användas
i en multiprojektmiljö då man har en projektportfölj och vill samköra flera projekt
och resurser för att se hur förändringar i ett projekt påverkar övriga projekt i
portföljen. För att kunna använda de riktigt stora fördelarna med Project Professional
krävs att den körs ihop med en EPM lösning (Enterprise Project Management Solution).
Ms Project tips för effektivare projektdrift
Ms Project kurs: Grundinställningar
Det första du måste göra innan du lägger upp ditt projekt i Ms Project är att göra
vissa grundinställningar. En av de viktigaste grundinställningarna är standardtyp
för aktiviteter. Tänk dig att du skall planera en person 20 timmar på en aktivitet
som är fem dagar lång vilket borde bli 50%. Det roliga börjar när du skall uppdatera
din planering och inser att personen ifråga måste arbeta 40 timmar på aktiviteten
för att den skall bli klar. Då ekvationen 40 timmar, fem dagar och 50% inte går
ihop måste något ske. Antigen dubblar Ms Project längden på aktiviteten (50%, 40
timmar på 10 dagar) eller så dubblar Ms Project den procentuella insatsen (100%,
40 timmar på 5 dagar). Det vanligaste är att man vill att längden skall vara konstant
på aktiviteten och istället spela med resursbeläggningen som i exempel två.
För att uppnå detta skall grundinställningen fast varaktighet (fixed duration) väljas.
Gå in på menyn Verktyg, Alternativ och välj fliken Schema.
Ms Project kurs: Skapa en kalender
Steg två för att lyckas med Ms Project är att verklighetsanpassa kalendern. En orörd
standardkalender i Ms Project innehåller ungefär 2100 arbetstimmar per år vilket
naturligtvis är långt ifrån verkligheten för de allra flesta. Ms Project baserar
standardkalendern på 5 dagar i veckan á 8 timmar året runt (5 x 8 x 52 = 2080).
Normalt brukar man räkna med en effektiv projekttid på runt 1650 timmar per år och
medarbetare. Det finns naturligtvis en mängd åsikter och metodiker kring hur anpassningen
kan ske men om du tar bort semestrar och röda dagar så har du kommit en bra bit
på väg. Gå in på menyn Verktyg och välj Ändra arbetstid.
Ms Project kurs: Skapa projektet
Nu är det dags att sätta startdatum och börja fylla på med de aktiviteter som behöver
göras för att projektet skall nå sitt slutmål. Arbetar du i ett företag med någorlunda
likartade projekt skall det naturligtvis finnas en mallfil på vilka arbetspaket
och händelser som skall ingå i exempelvis ”utvecklingsprojekt mellan”.
Saknas mall så är det bara till att börja rada upp arbetspaket utifrån egen och
kollegors erfarenheter.
Ms Project kurs: Uppskatta timmar och längd
När det gäller uppskatta antal dagar (längd i kalendertid) på en aktivitet görs
detta enklast genom att skriva in dagarna i kolumnen varaktighet. När det gäller
antal timmar på aktiviteten skrivs det enklast in i kolumnen arbete. Ta fram kolumnen
arbete genom att gå in på menyn Infoga och välj kolumn. I Ms Project finns det även
verktyg för att få hjälp med att uppskatta troligt antal timmar på ett arbetspaket
genom formeln (timmar vid värsta scenario + förväntat antal timmar x 4 + timmar
vid bästa scenario)/6= trolig antal timmar.
Microsoft Project kurs: Lägga ut aktiviteter i tid
När det gäller att lägga ut aktiviteterna i tid finns det två sätt i Ms Project.
Länka aktiviteter eller manuell placering. Enklaste sättet att skapa en länk är
att markerar två aktiviteter och sedan klicka på knappen Länka aktivitet. Fördelen
med länkade aktiviteter är att det blir en mer dynamisk planering. Flyttar du exempelvis
förstudiefasen två veckor fram så åker alla aktiviteter efter förstudiefasen automatiskt
fram två veckor. Nackdelen skulle kunna vara att man som ovan användare tycker att
det händer för mycket på en gång i planen. Manuell placering är bra när en aktivitet
inte har någon länk eller av någon annan anledning skall ligga på ett visst datum.
Grundvillkoret som sätts vid manuell placering är Starta tidigast åååå-mm-dd. Manuell
placering kan exempelvis användas på aktiviteten ”Installation av ny server”
som har fått leveransdatum åååå-mm-dd och kan alltså inte installeras före detta
datum trots att resurser och alla tidigare aktiviteter står klara.
Vill du lära dig mer om effektiv projektdrift och Ms Project är du självklart välkommen
på någon av
våra Ms Project kurser hos Informer Svenska AB. Har du några andra funderingar
kring Ms Project eller utbildning i ämnet slå gärna en signal på 031 725 64 70
och fråga efter en Ms Project lärare.